客戶管理規范的首要標準就是客戶檔案的建立。不管是對于老客戶還是新客戶，客戶檔案都是美容院加盟店與客戶之間關系連接的紐帶。
完整的客戶檔案應包含客戶咨詢問診表、電子或書寫檔案、客戶項目規劃表。
1、客戶咨詢問診表
客戶咨詢問診表指的是針對店面每個項目的咨詢問診表，美容院需要制定、完善自己的咨詢問診表。比如顧客來店內咨詢眼部問題，需要有針對眼睛的標準咨詢問診表；咨詢面部，要有針對面部的標準咨詢問診表。做到讓客戶咨詢完，馬上就可以針對性地跟進療程。
2、電子或書寫檔案
現在有些美容院的電子檔案做得非常完善，在錄入檔案后，想知道哪些顧客的眼睛是單眼皮的，通過電腦篩選，立即就能顯示出列表。想知道哪些顧客體型超標，也能立即篩選出來。在幾百人的檔案數據庫中，對同類型顧客進行針對性銷售和服務，顧客管理非常方便、快捷。
3、客戶項目規劃表
也稱為顧客的年度規劃、季度規劃、月度規劃營銷項目規劃表。通過規劃表的建立，每年的消費水平可以依照前一年進行對比，通過對比完善、改進今年的目標。通過對規劃表數據的分析，了解客戶的消費能力和消費偏好。
客戶咨詢問診表、電子或書寫檔案、客戶項目規劃表這三者形成了一個完整的客戶檔案。
